Online-Formulare von Behörden, Hochschulbewerbungen, Ausschreibungen und Jobportalen begrenzen jeden Anhang meist auf wenige Megabyte. Auch E-Mail-Anbieter begrenzen Anhänge. Ein zweiseitiges Dokument, mit dem Handy oder dem Bürokopierer gescannt, hat schnell 5 bis 10 MB und wird abgelehnt.
Die übliche Lösung ist eine kostenlose Komprimier-Website. Das heißt: Ausweis, Zeugnisse oder Kontoauszüge auf einen Server hochladen, über den Sie nichts wissen. Das ist nicht nötig. So geht es auf Ihrem eigenen Computer.
Zuerst die Grenze prüfen
Suchen Sie die maximale Dateigröße neben der Upload-Schaltfläche und achten Sie darauf, ob das Formular nur PDF annimmt. Notieren Sie die Zahl. Sie bestimmt, welche Komprimierungsstufe Sie brauchen.
Das PDF mit Kifuli verkleinern
- Öffnen Sie Kifuli und wählen Sie PDF komprimieren.
- Ziehen Sie Ihr PDF hinein.
- Lassen Sie die Stufe auf Empfohlen und klicken Sie auf Komprimieren.
- Kifuli speichert eine neue Datei neben dem Original und zeigt, um wie viel sie kleiner ist.
Empfohlen speichert die Bilder im PDF in leichterer Qualität neu, während Text scharf und durchsuchbar bleibt. Bei gescannten Dokumenten sinkt die Größe meist um 80 bis 95 Prozent. In unserem eigenen Test schrumpfte ein gescannter Vertrag von 9,2 MB auf 416 KB.
Immer noch zu groß?
- Versuchen Sie Am stärksten. Dabei wird jede Seite zu einem komprimierten Bild, was die kleinste Datei ergibt. Text lässt sich dann nicht mehr markieren, was Formulare selten brauchen.
- Teilen Sie das Dokument. Hat das Formular mehrere Upload-Felder, kann PDF teilen einen langen Scan in Teile zerlegen.
- Klüger scannen. Mit 150 bis 200 dpi in Graustufen werden Dateien nur einen Bruchteil so groß wie Farbscans mit 600 dpi und lassen sich trotzdem gut drucken.
Fotos von Dokumenten
Haben Sie die Seiten mit dem Handy fotografiert, nutzen Sie Bilder in PDF mit der Darstellung Sauberer Scan. Sie hellt das Papier auf und dunkelt den Text ab, was auch die Komprimierung deutlich verbessert. Schicken Sie das Ergebnis danach durch PDF komprimieren.
Das Original behalten
Kifuli überschreibt nie Ihre Originaldatei. Behalten Sie sie für Ausdrucke und Ihre Unterlagen, und laden Sie die kleinere Kopie hoch.