行政サービス、大学の出願、入札、求人サイトのオンライン申請では、添付ファイル 1 つあたり数メガバイトまでという制限がよくあります。メールサービスにも添付の上限があります。スマホや職場のコピー機でスキャンした 2 ページの書類は、すぐに 5〜10 MB になり、はじかれてしまいます。
よくある解決策は無料の圧縮サイトです。それは身分証や証明書、銀行の取引明細を、何もわからないサーバーにアップロードすることを意味します。その必要はありません。お使いのパソコン上でできる方法を紹介します。
まず上限を確認
アップロードボタンの近くにあるファイルサイズの上限を探し、PDF しか受け付けないかどうかも確認します。数字をメモしておきましょう。必要な圧縮レベルはそれで決まります。
Kifuli で PDF を小さくする
- Kifuli を開き、「PDF の圧縮」を選びます。
- PDF をドロップします。
- レベルは「推奨」のまま、「圧縮」をクリックします。
- Kifuli が元のファイルの隣に新しいファイルを保存し、どれだけ小さくなったかを表示します。
「推奨」は、PDF 内の画像を軽めの画質で保存し直し、文字はくっきりと検索できるままにします。スキャンした書類なら、たいてい 80〜95% 小さくなります。私たちのテストでは、9.2 MB のスキャンした契約書が 416 KB になりました。
まだ大きすぎる？
- 「最大」を試します。各ページを圧縮した画像にするので、ファイルは最小になります。文字は選択できなくなりますが、申請で必要になることはまれです。
- 書類を分けます。申請にアップロード欄が複数あれば、「PDF の分割」で長いスキャンをいくつかに分けられます。
- スキャンし直す。150〜200 dpi のグレースケールでスキャンすると、600 dpi のカラーの何分の一かのサイズになり、印刷もきれいです。
書類の写真
スマホでページを撮影したなら、「画像を PDF に」で「きれいなスキャン」を選びます。紙を白く、文字を濃くするので、ファイルもずっとよく圧縮されます。そのあと、できたファイルに「PDF の圧縮」をかけます。
元のファイルは残す
Kifuli が元のファイルを上書きすることはありません。印刷や記録用に元のファイルを残し、小さいほうのコピーをアップロードしましょう。